Hoofd Bedrijfsbureau

Onlangs is Heveto gefuseerd met VS Schoonmaak,  een schoonmaakbedrijf gericht op het verrichten van een breed scala aan schoonmaakwerkzaamheden.  Het fusiebedrijf is in staat om de opdrachtgevers een totaalpakket aan te bieden met betrekking tot glas, gevel en schoonmaakonderhoud.

Heveto draagt zorg voor de complete buitenschil van panden. Zowel zakelijke als particuliere klanten kunnen bij Heveto terecht voor gevelonderhoud, gevelrenovatie, glasbewassing, glasherstel en raamfolies.

De organisatie heeft drie locaties waarbij het hoofdkantoor van Heveto & VS Schoonmaak gevestigd is in Gorinchem. De andere vestigingen zijn in Barendrecht en op Schiphol. In totaal werken er circa 150 mensen. Medewerkers zijn professioneel en specialistisch opgeleid om innovatieve technieken toe te passen en voeren met trots en gedrevenheid hun werk uit. De cultuur is het best te definiëren als ondernemend, loyaal en innovatief. Er wordt gecommuniceerd op een open en directe manier. Plezier en humor hebben een belangrijke plek binnen de organisatie.

Voor meer informatie, bekijk heveto.nl en vs-schoonmaak.nl

Om de groei van Heveto/VS Schoonmaak verder vorm te geven zijn wij op zoek naar een Hoofd bedrijfsbureau

Als Hoofd Bedrijfsbureau ben je de spil van de operationele organisatie en de rechterhand van de Operationeel Directeur. Dit is de afdeling binnen de organisatie waarin alle contracten met de bijbehorende personele- en materiele capaciteitsplanningen worden opgesteld en bewaakt. Daarnaast ben je betrokken bij en help je mee met het door ontwikkelen van processen en structuren van zaken die behoren tot de niet direct uitvoerende taken binnen de operationele organisatie, zoals administratie, HSEQ naleving, automatisering, secretariaat en digitalisering. Het doel van je functie is om de realisatie van onze contracten (projecten) middels gedegen werkvoorbereidingsprocessen en punctuele dagelijkse aansturing optimaal te laten verlopen waardoor binnen deze contracten (projecten) de beste operationele, financiële en kwalitatieve resultaten worden behaald. Dit doe je in het operationele kernteam met de Operationeel Directeur en de Operationele Contract Managers. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de kwaliteit en kwantiteit van alle output van dit bedrijfsbureau.   Op dit moment maakt het bedrijf een professionalisering slag door waarbij de klant centraal staat en de invulling van de dienstverlening primair vanuit het klantcontract ingevuld wordt, waarbij het ERP-systeem Nocore het hart binnen de organisatie vormt. Hierbij vervul je als Hoofd Bedrijfsbureau een belangrijke functie binnen Heveto/VS Schoonmaak. Omdat alle processen en procedures nu vastgesteld moeten gaan worden verwachten wij van het Hoofd Bedrijfsbureau hierin een belangrijke bijdrage. Je werkt in nauwe samenwerking met de -Operationeel Contract Managers (OCM)- met ieder hun discipline Schoonmaak en Gevelonderhoud/Glas en je rapporteert direct aan de Operationeel Directeur.

De werkzaamheden bestaan uit

  • Zorgdragen voor een efficiënte organisatie van het bedrijfsbureau in mensen, middelen, structuur en processen;
  • Na intake van contracten de OCM ondersteunen en adviseren bij de werkvoorbereiding  en zorgdragen dat gemaakte afspraken correct in Nocore worden ingevoerd;
  • Uitgaan en verwerking van werkbonnen borgen;
  • Het controleren op juistheid van contracten (met opnameformulier) en verwerken van contracten in Nocore. Het opstellen van een eventueel contract voor onder aanneming van een contract;
  • Het zijn van het directe aanspreekpunt voor alle interne en externe partijen die rondom het operationele proces van Heveto/VS zijn betrokken;
  • Inkoop van materialen en diensten conform overeengekomen specificaties en controle op levering daarvan;
  • Genereren van overzichten uit het rapportage systeem t.b.v. de Directie en tussentijdse rapportage naar de klanten;
  • Vertalen van de afgesproken processen en structuren in digitale oplossingen

Verantwoordelijkheden:

  • Up-to-date houden van het contractoverzicht in Nocore en het capaciteitsplanningsoverzicht per discipline;
  • Het verwerken van opdrachten zowel contractueel als eenmalig, na-calculaties, rapportages, werkplannen en vergunningen;
  • Eindverantwoordelijk voor het certificaten beheer; ISO-certificering, OSB keurmerk, CO2 prestatieladder en het VCA-certificaat;
  • Eindverantwoordelijk voor de klachtenafhandeling;
  • Begeleiden, coachen en ontwikkelen van het bedrijfsbureau team

Functionele eisen:

  • Bedrijfskundig/logistieke MBO+ opleiding;
  • Leidinggevende ervaring in een vergelijkbare complexe operationele omgeving;
  • Kennis van contractmanagement, digitalisering en automatisering;
  • Een kwaliteits-dienstverlener die verbeteringen kan initiëren en realiseren met focus op operational excellence;
  • Een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en hiernaar handelend. Je signaleert problemen en klachten en lost deze  op;
  • Senioriteit in communicatie, zowel in woord als geschrift;
  • Ervaring met facilitaire dienstverlening;

Ben je naar aanleiding van deze vacature nieuwsgierig geworden naar wat wij jou te bieden hebben en woon je op een redelijke reisafstand van Gorinchem?

Richt je sollicitatie aan Heveto B.V. via sollicitatie@heveto.nl. Tel. 0183-615414

Sollicitatie formulier

Deze sollicitatie is voor de vacature: Hoofd bedrijfsbureau

Persoonlijke gegevens

Adres

Profiel